Źródło leada w CRM – skąd przyszedł kontakt z formularza na WordPressie

Marketing Source Tracking to wtyczka do WordPressa zapisująca źródło wizyty i dołączająca je do zgłoszenia z formularza. Przygotował ją BeeClear – twórca wtyczek do WordPressa i aplikacji na smartfony. Zgłoszenie razem z tą informacją trafia do ASARI CRM – systemu CRM dla biur nieruchomości – lub do User.com, czyli platformy automatyzacji marketingu. Na karcie klienta widać wtedy, czy przyprowadził go portal, reklama, czy newsletter. Ten wpis prowadzi przez całą drogę danych – od pierwszego wejścia na stronę aż po pole w CRM.

Dlaczego biuro nieruchomości potrzebuje źródła leada w CRM?

Biuro nieruchomości potrzebuje źródła leada w CRM, aby rzetelnie ocenić każdy kanał pozyskania klientów. Zapytany o to klient zwykle odpowiada „z internetu” albo nie pamięta wcale. Tymczasem biuro płaci jednocześnie za portale ogłoszeniowe, kampanie Google Ads i posty w mediach społecznościowych. Bez tej wiedzy decyzja o budżecie opiera się na przeczuciu. Marketing Source Tracking dopisuje pochodzenie zgłoszenia samodzielnie, bez dodatkowych pytań w formularzu.

Wyobraź sobie poniedziałkowe spotkanie zespołu. Zamiast zgadywać, otwierasz leady z ostatniego miesiąca i przy każdym widzisz kampanię oraz stronę odsyłającą. Od razu wiesz, które ogłoszenie warto przedłużyć, a którą reklamę wyłączyć. Agent przed telefonem też sprawdzi w CRM, co przyprowadziło rozmówcę.

Jak Marketing Source Tracking zapamiętuje pierwsze wejście?

Marketing Source Tracking zapamiętuje pierwsze wejście, zapisując po stronie serwera parametry UTM i stronę odsyłającą. Z adresu odczytuje utm_source, utm_medium i utm_campaign, czyli pochodzenie ruchu, medium i nazwę akcji reklamowej. Stronę odsyłającą bierze pod uwagę tylko z obcej domeny. Przejścia między podstronami serwisu niczego więc nie zmieniają. Raz zapisane pole zostaje na miejscu, a wejście bezpośrednie ani późniejsza reklama go nie nadpisują.

Zapis trwa przez ustawiony czas przechowywania, domyślnie 30 dni. Klient wracający po tygodniu z wyszukiwarki nadal ma przypisaną pierwotną kampanię. Każde kolejne odwiedziny odświeżają ten termin, więc regularny gość nie traci przypisania. Wtyczka zapisuje te informacje dopiero po zgodzie odwiedzającego na pomiar – zgodom poświęcamy osobny artykuł serii.

Jakie parametry adresu poza UTM zapisze wtyczka?

Poza UTM wtyczka zapisze dowolne inne parametry adresu dodane na ekranie Marketing tracking. W tabeli „Tracked parameters and cookies” wpisujesz nazwę i wybierasz typ „URL parameter”. Może to być gclid z Google Ads, msclkid z Microsoft Advertising albo fbclid z Facebooka. Tą samą drogą dodasz nazwę ciasteczka, którego treść także ma trafić do zgłoszenia. Każda taka pozycja staje się osobnym polem w mapowaniu formularza.

Dodatkowy dopisek przyda się też we współpracy z partnerami. Gdy deweloper linkuje do Twojej strony z końcówką ?partner=nazwa, wtyczka zapisze tę nazwę przy leadzie. Tu również obowiązuje zasada pierwszego wejścia. Zapamiętana nazwa nie zmienia się przy następnych odwiedzinach z innym dopiskiem.

Jak źródło trafia do ukrytych pól formularza?

Źródło trafia do ukrytych pól formularza dzięki opcji „Marketing field autofill” w mapowaniu danego formularza. W Contact Form 7, czyli wtyczce formularzy do WordPressa, wskazujesz nazwę pola, a w zwykłym formularzu HTML selektor CSS. Wtyczka wpisuje tam dane zapisane dla bieżącej przeglądarki: parametry UTM, stronę odsyłającą i dodatkowe dopiski. Puste pozycje pomija, dzięki czemu pole nie dostaje przypadkowego tekstu. Uzupełnia też formularz dodany do strony później, na przykład w wyskakującym okienku.

Ukryte pola przydają się, gdy te dane mają trafić także do e-maila z formularza. Do samej integracji z CRM nie są jednak konieczne. Mapowanie sięga bezpośrednio po pola wirtualne marketing_source, marketing_medium, marketing_campaign i marketing_referrer. Wtyczka dołącza je do zgłoszenia po stronie serwera, nawet bez żadnego ukrytego pola w formularzu.

Jak przenieść źródło do pól ASARI CRM i User.com?

Źródło przeniesiesz do pól ASARI CRM i User.com na ekranie Form mappings albo Custom form mappings. Każdy wiersz mapowania ma typ: Field, Static, Conditional, Field (if present) lub Static (if present). Typ Field przekazuje dane wprost, na przykład nazwę kampanii do pola tekstowego na karcie. Lista pól ASARI pokazuje pola dodatkowe kontaktu jako customField_<ID>. Dwa pola o tej samej nazwie nie zleją się zatem w jedno.

Typ Conditional zamienia surowe dopiski z adresu na pozycje słownika w CRM. Reguła sprawdza, czy tekst jest równy wzorcowi, różny od niego, zawiera go albo go nie zawiera. Porównanie ignoruje wielkość liter, również w polskich znakach. Wygrywa pierwsza pasująca reguła, a bez dopasowania wiersz niczego nie wysyła. Tak może wyglądać zestaw połączeń w biurze nieruchomości:

Dane z wizyty	Typ wiersza	Przykładowy cel
utm_source z nazwą portalu	Conditional, warunek „contains”	pole słownikowe w ASARI CRM
utm_campaign	Field	pole tekstowe na karcie w ASARI CRM
marketing_referrer	Field	atrybut osoby w User.com
gclid jako dodatkowy parametr	Field	dane zdarzenia w User.com

W User.com wtyczka tworzy albo aktualizuje profil osoby i może zapisać zdarzenia z wybranymi przez Ciebie danymi. Listę atrybutów pobiera prosto z konta User.com. Identyfikator profilu buduje z e-maila lub telefonu, jeśli nie zmapujesz innego. Kampania i formularz pojawiają się wtedy w historii klienta.

Co się dzieje, gdy kontakt jest już w ASARI CRM?

Gdy kontakt jest już w ASARI CRM, wtyczka z włączoną opcją „Existing ASARI contact” nie tworzy duplikatu. Przed zapisem szuka tej osoby po adresie e-mail. Po telefon sięga tylko przy formularzu bez e-maila i szuka po samych cyfrach numeru, bez prefiksu +48. Do znalezionej karty wysyła wyłącznie pola oznaczone w mapowaniu jako „Overwrite in an existing contact”. Bez żadnego oznaczonego pola karta zostaje nietknięta.

Takie podejście chroni dane, które agent uzupełnił wcześniej ręcznie. Oznaczasz na przykład tylko pole kampanii, a imię, nazwisko i opiekun pozostają bez zmian. Przy kilku pasujących rekordach wtyczka domyślnie aktualizuje najnowszy, czyli ten o najwyższym ID. Jedno pole wyboru przełącza ją na najstarszy. Gdy nikogo nie znajdzie, tworzy nową kartę ze wszystkimi zmapowanymi polami.

Chwilowy błąd wyszukiwania przesuwa wysyłkę na następną próbę, zamiast ryzykować duplikat. Przy ostatniej próbie wtyczka zakłada nową kartę, żeby lead nie przepadł. Oferta lub poszukujący utworzeni z tego samego zgłoszenia trafiają do znalezionej osoby.

Co pokazuje notatka kontrolna na karcie kontaktu?

Notatka kontrolna pokazuje na karcie kontaktu wszystko, co formularz wysłał do ASARI CRM. Zaczyna się od znacznika [MST] z nazwą formularza i datą. Dalej wymienia każde pole pod nazwą z ASARI, a przy polach słownikowych dodaje czytelną etykietę. Przy istniejącej karcie dopisuje jej ID i nadpisane pola, a przy kilku dopasowaniach także ich liczbę. Sekcja „Dane wizyty” zamyka notatkę surowymi parametrami UTM, stroną odsyłającą, zapisanymi identyfikatorami kliknięć i adresem strony z formularzem.

Z notatki od razu odczytasz, skąd wziął się wpis w polu pochodzenia leada. Notatkę wtyczka umieszcza w polu note, po treści notatki z formularza, albo w wybranym polu tekstowym. Token witryny w ASARI nie odczytuje zapisanych danych osoby. Dlatego przy istniejącej karcie poprzednia zawartość wskazanego pola zostaje zastąpiona. Jeśli ręczne notatki agentów mają przetrwać, wskaż na notatkę kontrolną osobne pole dodatkowe.

Jak zacząć zapisywać źródło leada w swoim CRM?

Zapisywanie źródła leada w swoim CRM zaczniesz od włączenia pomiaru w ustawieniach globalnych wtyczki. Potem w mapowaniu formularza włączasz uzupełnianie pól i łączysz pola wirtualne z polami ASARI CRM albo User.com. Gotowe mapowanie zapiszesz jako szablon i użyjesz go przy kolejnym formularzu. Wysyłka do CRM działa w tle, przez kolejkę z ponowieniami opisaną w osobnym artykule. Marketing Source Tracking jest dostępny w wersji Premium z 3-dniowym okresem próbnym, a aktualny cennik znajdziesz na stronie wtyczki.